Общий отдел делопроизводства | Калининградский государственный технический университет
Размер:
A A A
Цвет: C C C
Изображения Вкл. Выкл.
Обычная версия сайта

Общий отдел делопроизводства

Лепченко Татьяна Алексеевна
Лепченко Татьяна Алексеевна
Должность: Начальник отдела Образование: высшее Квалификация: юрист
Рабочее место: Каб. 204 (ГУК) Адрес: 236022, г. Калининград, Советский проспект, 1 Телефон: 8 (4012) 99-53-47 E-mail: tatyana.lepchenko@klgtu.ru
График работы: Пн-Пт 8:30-17:00 Обеденный перерыв: 13:00-13:30

Задачи
  • Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковыми системами, совершенствование системы делопроизводства в университете.
  • Оптимизация системы документооборота в университете.
  • Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений университета, в том числе его обособленных подразделений по вопросам делопроизводства.
  • Подготовка и оформление служебных документов в соответствии с действующими стандартами и правилами.
  • Контроль над прохождением и исполнением документов в университете.
  • Внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.
  • Повышение уровня подготовки работников в области делопроизводства.
  • Хранение, учет и использование в установленном порядке печатей, штампов, бланков созданных в процессе деятельности университета. Ведение реестра договоров, заключаемых университетом (за исключением договоров об оказании образовательных услуг), организация их хранения.
  • Решение иных задач в области документооброта.

Функции
  • обеспечивает структурные подразделения университета информационными материалами по основным направлениям деятельности университета;
  • во взаимодействии со структурными подразделениями университета формирует и совершенствует систему делопроизводства в университете, организует внедрение автоматизированных информационных систем документооборота в университете;
  • осуществляет контроль за соблюдением установленных действующими нормативно-правовыми актами правил и порядка оформления документов в университете;
  • ведет работу по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков в университете;
  • контролирует качество оформления документов, ведет реестр договоров, представляемых на подпись ректору университета, организует хранение договоров;
  • организует работу по экспедиционной обработке документов, приему, регистрации, учету, хранению, доставке и рассылке корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи; ведет справочную работу по ней в университете;
  • осуществляет рассылку в структурные подразделения организационно- распорядительных документов (приказов, распоряжений ректора университета и др.) и локальных нормативных актов университета;
  • копирует, оперативно размножает документы для структурных подразделений университета с применением средств вычислительной и копировальной техники;
  • организует прием документов на подпись ректору;
  • проставление гербовой печати на документы, заверение печатью подписей должностных лиц университета;
  • организует доведение документов с резолюцией ректора до непосредственных исполнителей, указанных в резолюции ректора;
  • осуществляет контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями ректора университета, анализирует состояние исполнительской дисциплины в университете;
  • осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях университета, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
  • составляет сводную номенклатуру дел университета;
  • организует работу архива университета в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Федерального архивного агентства России и локальными нормативными актами университета;
  • обеспечивает работников Отдела необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;
  • участвует в организации процессов управления документацией СМК;
  • готовит документы Отдела к сдаче в архив университета;
  • выполняет печатные и оформительские работы (грамоты, поздравительные открытки) в университете.