Шмакова Людмила Викторовна

Должность: Ведущий документовед Образование: среднее
Рабочее место: Каб. 458 (ГУК) Адрес: 236022 г.Калининград Советский проспект, 1 Телефон: 8 (4012) 99-59-36
График работы: Пн-Пт 8:30-17:00 Обеденный перерыв: 13:00-13:30
Основными задачами архива являются:

комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;
учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве;
подготовка и своевременная передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом;
осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве университета;
использование хранящихся в архиве документов.

В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:

принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений университета, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой;
разрабатывает и согласовывает с государственным архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии государственного архива и передачи документов на государственное хранение;
составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии государственного архива;
организует использование документов в процессе хранения установленным порядком;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
выдает с разрешения начальника административно-правового управления, после согласования с начальником учебного управления, хранящиеся в архиве выпускные квалификационные работы студентов в соответствии с Положением об учете и хранении выпускных квалификационных и курсовых аттестационных работ на срок не более 10 дней;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

Задачи и функции архива:

комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;
учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве;
подготовка и своевременная передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом;
осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве университета;
использование хранящихся в архиве документов.